Jednoduché kroky k efektívnemu systému registrácie

• Apríl 27, 2024

Tento článok je výňatkom z mojej novej elektronickej knihy, Sprievodca organizovaným životom pri organizovaní dokumentov a spisov.

Základným kameňom väčšiny systémov na správu papiera je sada súborov, ktoré môžu uchovávať a kategorizovať informácie, ktoré sú pre vás dôležité. Vytvorenie registračného systému (alebo aktualizácia existujúceho systému) môže byť s niekoľkými základnými dodávkami a jednoduchými krokmi relatívne rýchla a bezbolestná úloha, najmä ak ste už odstránili nechcené a nepotrebné doklady. Tu je návod, ako získať vaše súbory do formy.

Čo budete potrebovať:

• Prázdne priečinky so súbormi. Odporúčam používať interné (alebo manilové) priečinky so súbormi aj závesné priečinky, ale ak stlačíte medzeru, môžete použiť iba jednu alebo druhú.
  
• Lepiace poznámky. Štandardná veľkosť 3 x 3 palce je ideálna, pretože vám poskytuje dostatok priestoru na písanie.
  
• Pero alebo ceruzka.
  
• Prázdny papier alebo prázdny dokument na spracovanie textu zapisovať si poznámky o kategóriách súborov, ktoré vytvoríte, a o tom, čo v nich patrí.
  
• Všetky súbory, ktoré ste už vytvorili, či už sú súčasťou informačného systému, ktorý už máte, alebo priečinky, ktoré ste vytvorili, keď ste si vyhradili papiere na uloženie počas procesu triedenia a odstraňovania buriny.
  Vrecká alebo nádoby na recykláciu a drvenie, pre prípad, že narazíte na nechcené alebo nepotrebné doklady, ktoré sa stále skrývajú.
  

Čo robiť:

1. Zhromaždite všetky dokumenty, s ktorými budete spolu pracovať, na jednom mieste. Ak aktualizujete existujúci informačný systém, máte pred sebou hru.
   
2. Vezmite papier z vrchu stohu a urobte s ním jednu z dvoch vecí:
   
   
   
   • Ak sa to týka kategórie súborov, ktorú ste už vytvorili, alebo súboru v existujúcom systéme, pridajte ju do tejto zložky.
     
   • Ak patrí do novej alebo samostatnej kategórie, vložte ju do prázdneho priečinka so súborom a pomocou tejto poznámky vložte dočasný štítok pre túto zložku.
     
   
   
3. Pri vkladaní dokumentov do priečinkov si na prázdny list papiera alebo do dokumentu na spracovanie textu zapíšte poznámku o tom, čo je papier a kam ste ho umiestnili. Môžete napríklad napísať „Auto poistenie - v priečinku Car“ alebo „Letové informácie o ceste do San Francisca - do priečinka Nadchádzajúce cestovanie“. Tieto poznámky vám pomôžu zapamätať si, kde ste veci uložili, a tiež vám pomôžu vytvoriť mapu súborov po dokončení nastavenia systému.
   
4. Tieto kroky zopakujte s každým papierom v stohu. Ak aktualizujete existujúci súborový systém, listujte v dokumentoch v každej zložke, aby ste zistili, či patria do danej zložky alebo kdekoľvek inde a či je označenie kategórie v priečinku stále presné. Presuňte veci do iných priečinkov a podľa potreby aktualizujte svoje štítky.
   
5. Po triedení a roztriedení všetkého do priečinkov sa vráťte do priečinkov. Dávajú kategórie a štítky zmysel? Existujú nejaké priečinky, ktoré by sa mali konsolidovať? Mali by ste sa rozdeliť na menšie kategórie?
   
6. Ak ste spokojní s vytvorenými kategóriami, označte svoje priečinky. Štítky môžete písať rukou alebo tlačiť, alebo ich vytvárať pomocou výrobcu štítkov.
   
7. Vložte priečinky do priečinka na súbory, do schránky alebo do koša, ktorý používate na ich uloženie. Usporiadajte svoje súbory spôsobom, ktorý vám dáva zmysel, podľa toho, ako ich budete používať. Môžete si ich napríklad objednať abecedne alebo chronologicky alebo môžete umiestniť priečinky, ktoré pravdepodobne použijete, pred súbory s menej často prístupnými súbormi.
   
8. Zapíšte si mapu súboru. Tento zoznam vám pomôže zapamätať si, kde sa nachádza, na základe poznámok, ktoré ste si vzali o kategóriách súborov, ktoré ste vytvorili a čo ste uložili v každej kategórii. Kópiu mapy súborov si uschovajte pred zásuvkou na súbory alebo v priečinku na pracovnej ploche počítača, aby ste k nim mali jednoduchý prístup, keď potrebujete v súboroch niečo nájsť.
   
9. Obdivujte svoj aktuálny a funkčný informačný systém!
   

Video Návody: Where's Google going next? | Larry Page (Apríl 2024).