Získajte svoje papierové súbory do tvaru na rok dopredu

• Smieť 2, 2024

Vedeli ste, že február je mesiac archivácie vašich súborov? Získanie minuloročných záznamov v poriadku - a vytvorenie účinného registračného systému na nasledujúci rok - vás nemusí prinútiť oslavovať, ale v nasledujúcich mesiacoch vám môže priniesť statnú dávku pokoja a kontroly. Tu je návod, ako vyčistiť súbory, vytvoriť ich a pripraviť sa na vás v roku 2010.

Krok 1: Archivujte nedávnu minulosť
Teraz ste pravdepodobne dostali najviac (ak nie všetky) faktúr a vyhlásení z roku 2009, ktoré sa chystáte dostať, takže je vhodný čas presunúť súbory z minulého roka, aby sa vytvoril priestor pre ich náprotivky v roku 2010. Akékoľvek súbory, ktoré potrebujete na daňové alebo právne účely, môžu byť prenesené do bankárskeho boxu, koša na súbory alebo do iného prenosného úložného priestoru, kde budú zlikvidované a vyzbierané mimo cesty. Veci, ktoré nepotrebujete a nechcete, sa môžu dostať do drviča alebo recyklačného koša.

(Zaujíma vás, aké súbory sa majú uchovávať a ako dlho sa majú uchovávať? Pozrite si prehľad bankyRRate o tom, čo treba držať a prečo, a tiež požiadajte svojho CPA alebo právnika o pokyny, pretože vaše požiadavky sa môžu líšiť v závislosti od toho, či podnikáte alebo vlastniť dom.)

Toto ročné čistenie sa vzťahuje na finančné záznamy (ktoré sa každý rok obnovujú), ako aj na osobné súbory, ako napríklad karty s výkazmi pre deti zo školy, referenčné materiály, ktoré ste zhromaždili v priebehu roka, a korešpondenciu. Vyberte si, čo z týchto vecí sa skutočne oplatí zachovať, a z toho, koľko z toho možno archivovať a koľko si skutočne zaslúži zostať vo vašom hlavnom registračnom systéme.

Krok 2: Ponúknite Adieu do dávnej minulosti
Keď presúvate záznamy z roku 2009 na miesto, ktoré je stále prístupné, ale stále prístupné, prečítajte si všetko, čo ste od roku 2008 a predtým uchovávali. Vymažte všetko, čo môže bezpečne fungovať na základe pokynov, ktoré ste vytvorili (čo znamená, že pravdepodobne poviete) Sayonara na veci, ako sú účty za telefón a poplatky za minulé roky, pokiaľ nemajú vplyv na vaše dane), a potom čo najviac konsolidujte tieto staršie súbory. Presuňte tieto archívy z domácej kancelárie na miesto, kde ich môžete v prípade potreby načítať, ale nemusíte ich pravidelne vidieť, napríklad do poličky v skrini.

Krok 3: Vytvorenie nových a náhradných súborov
Ďalej vytvorte nové priečinky súborov pre účty a výpisy, ktoré dostávate pravidelne, napríklad bankové výpisy a účty za kreditné karty. (Ak ste presunuli minuloročné záznamy bez odstránenia priečinkov so súbormi, môžete tento krok preskočiť.) Je to tiež dobrá príležitosť na úpravu, kombinovanie alebo vymazanie kategórií a podľa potreby pridanie nových kategórií. Ak si vytvoríte čas na nastavenie, klasifikáciu a označenie priečinkov súborov, zjednoduší sa vyplňovanie (ak ešte nie je úplne vzrušujúce) po celý zvyšok roka.

Krok 4: Zúčastnite sa na zvyčajnom podaní
Po odstránení starých vecí a pripravení nových súborov na prácu zostane všetko, čo budete robiť, až budete hotoví. Ľahšie povedané, ako urobené, viem, najmä ak by ste radšej nechali vytiahnuť zuby, ako by ste museli robiť doklady. Avšak ako pri iných prácach, riešenie tohto problému v malých dávkach ho môže zniesť oveľa lepšie a môže vyžadovať oveľa menej času. Skúste pridať ďalšiu minútu alebo dve na registráciu do času, ktorý venujete plateniu účtov alebo vyrovnávaniu šekovej knižky - ak je funkčný systém na svojom mieste, nebudete potrebovať oveľa viac času na to, aby ste do svojho informačného systému dostali veci, keď je nastavený. fungovať hladko.

Či už oficiálne oslavujete alebo nezdieľate Archivujte svoje súbory mesiac, v nadchádzajúcich týždňoch trvať nejaký čas, kým sa vaše súbory dostanú do formy. Po zvyšok roka budete radi, že ste to urobili!

Video Návody: Week 0 (Smieť 2024).