Jednoduchý spôsob, ako usporiadať svoje vitálne papiere

• Smieť 7, 2024

Pred niekoľkými týždňami ma napadlo, že ak by som musel niekedy opustiť svoj dom v prípade núdze, nemohol by som rýchlo a ľahko chytiť najdôležitejšie doklady, ako sú poistné dokumenty, všeobecné informácie o finančnom účte a ďalšie veci, ktoré by som potreboval, keby sa stala skutočná katastrofa. Tiež som si uvedomil, že ak by som bol nejakým spôsobom nespôsobilý, pre ostatných by nebolo ľahké nájsť tieto informácie.

Nie je to tak, že moje dokumenty neboli všeobecne organizované, ale že rozhodujúce dokumenty boli súčasťou väčšieho a nie celkom prenosného systému. (Ak by som utiekol z domu, neuvažoval by som o tom, že by som vyplnil svoj podávač.) Takže som bol rád, že som narazil na produkt, ktorý sľúbil, že zorganizujem moje kľúčové dokumenty: relatívne bezbolestne: Securita Vital Records PortaVault. Testoval som to a tu je to, čo som si o tom myslel.

Čo to je
PortaVault je systém, ktorý sa skladá z puzdra na zips, z troch krúžkov, oddeľovačov častí s informáciami o tom, čo je potrebné v každej kategórii uložiť, rukávov na ochranu plastových dokumentov, vytlačených štítkov na identifikáciu toho, čo ste vložili do rukávov, z malého plátna puzdro a predtlačené formuláre s priestorom pre informácie, ako sú núdzové kontakty, zdravotné histórie a plánovanie katastrof. Spojivo má tiež ramenný popruh a plastovú „pláštenku“.

Ako to funguje
Zámerom PortaVault je uchovávať veci, ako sú závety, rodné listy, informácie o finančných účtoch, poistné zmluvy a informácie o predpisovaní liekov - skrátka všetko, čo by ste v prípade núdze pravdepodobne potrebovali, alebo ktoré by mohli potrebovať iní, ak sa stanete nespôsobilými. Deliace prvky sekcií - plánovanie a kontakty, identifikácia a rodinné záznamy, zdravotníctvo a lekárstvo, financie a vlastníctvo, poistenie a plánovanie nehnuteľností a dane - poskytujú usmernenia k dokumentom, ktoré by sa mali nachádzať v každej sekcii, ako často aktualizovať svoje záznamy, a ako zabezpečiť, aby ste boli pripravení v prípade núdze.

Keď ukladáte dokumenty do chráničových puzdier PortaVault, do každého puzdra pridáte predtlačený štítok, ktorý identifikuje, čo je v ňom. (Existujú aj prispôsobiteľné štítky pre všetko, čo sa už v predtlačených verziách nezohľadňuje.) Vyplatí sa tiež vyplniť formuláre v každej sekcii tak, aby sa informácie, ktoré by sa inak mohli rozptýliť - lekárske histórie, dôležitý kontakt čísla, zoznam vašich cenností a zberateľských predmetov atď. - je uložený na jednom mieste.

Ako dlho to potrvá
Strávil som trochu viac ako dve hodiny, aby som sa zoznámil so systémom, prečítal som oddeľovače sekcií a ďalšie pokyny, vyplnil formuláre a preniesol veci do rukávov ochrancov záznamov a označil ich. Ak ste tento systém používali pre záznamy celej rodiny, pravdepodobne by ste potrebovali trochu viac času, ako by ste mali, keby vaše dokumenty neboli na začiatku správne. Samozrejme, mohli by ste systém nastaviť postupne, v priebehu jedného týždňa a pravdepodobne by vám to nezabralo viac ako 15 - 30 minút denne.

Prečo sa mi to páči
Vo všeobecnosti nie som obzvlášť veľký fanúšik balených informačných systémov. PortaVault však bola výnimkou z pravidla. (A pre informáciu, nemám nijaký nezaujatý záujem o produkt alebo jeho materskú spoločnosť.) Pre začiatočníkov, pretože tu je omnoho menej kategórií ako s mnohými inými spisovými systémami, som zistil, že je ľahšie a menej frustrujúce používať. Tiež sa mi páči skutočnosť, že je ľahké „prepísať“ štandardné odporúčania o tom, kam sa majú veci uložiť: ak si myslíte, že informácie o vašom účte IRA by mali ísť skôr do oblasti financií a nehnuteľností ako do daní a plánovania nehnuteľností, dajte ich tam a poznamenajte si Formulár lokátora dokumentov systému.

Tiež ma ohromila pozornosť PortaVault na malé (ale potenciálne dôležité) detaily. Objímky na ochranu dokumentov sú na vonkajšom okraji skladané, čo uľahčuje ukladanie objemných dokumentov bez toho, aby sa rukávy po stranách zvlnili. Spojivo sa vytiahne z puzdra na plátno, aby sa s ním ľahko pracovalo. Predtlačené formuláre sú priame a logické. Malé puzdro na zips (ktoré sa samo pripája do spojiva) je dobrým miestom pre ďalšie kľúče, peniaze, jednotky počítačového zipsu a ďalšie malé predmety, ktoré sa ľahko stratia. A väčšie puzdro samo úplne zapadne, je vodeodolné a má pevnú rukoväť pozdĺž chrbtice.

Niekoľko záverečných poznámok
Rovnako ako v prípade všetkých systémov, aj v prípade systému PortaVault je potrebné vynaložiť určité úsilie: musíte si dať čas na zozbieranie dokumentov, vyplnenie formulárov a aktualizáciu informácií v systéme. Koniec koncov, popadnutie spojiva plného zastaralých a nepresných záznamov vám bude také dobré, ako popadnutie ničoho.Musíte si tiež byť istí, že PortaVault je na bezpečnom a ľahko prístupnom mieste - miesto známe každému vo vašej domácnosti; ak je to zastrčené v zadnej časti skrine alebo skryté na mieste, ktoré viete, bude oveľa ťažšie sa dostať na to, keď je to potrebné.

Akonáhle som sa snažil nastaviť systém a umiestniť ho na logické miesto, zistil som, že na ramenách je veľká váha. Dúfam, že zemetrasenie, požiar alebo iná katastrofa ma nikdy neopustí, aby som utiekol z domu na okamih, alebo že by som bol neschopný, ale ak by sa jedna z týchto vecí mala stať, viem, že moje najdôležitejšie dokumenty sú v poriadku a sú pripravené ísť. To je pocit pokoja a spokojnosti, ktorý veľmi odporúčam.

Ak sa chcete dozvedieť viac o PortaVault, navštívte stránku //www.securitaonline.com/products.htm.

Video Návody: Skladanie obrúskov - Štvoritá špička (Smieť 2024).