Používanie priečinkov v programe Outlook

• Smieť 10, 2024

E-mail sa stal voľbou komunikácie, ktorá nahrádza listy, poznámky a telefónne hovory. Kým komunikácia prostredníctvom e-mailu má výhody, ako je komunikácia 24/7, sledovanie konverzácií a žiadne cesty na poštu, existuje mnoho nevýhod v používaní e-mailov namiesto tradičných spôsobov komunikácie. Medzi ne patrí preťaženie informáciami, nepretržitá komunikácia a na rozdiel od telefonického hovoru, ktorý po zavesení prestane, e-mail zostáva vo vašom účte a čaká na odstránenie alebo podanie, čo vedie k pretečeniu doručenej pošty.

(Poznámka: Mal som ľudí vo svojej doručenej pošte s viac ako 15 000 e-mailovými položkami! Teraz to preteká!)

Existuje niekoľko metód, ktoré vám môžu pomôcť usporiadať a vyčistiť doručenú poštu, spolu s metódami, ktoré vám pomôžu usporiadať si vašu poštovú schránku tak, aby sa vaša doručená pošta nekontrolovala.

Prvý spôsob, ktorý sa chystáme preskúmať, je použitie priečinkov. Priečinok v programe Outlook je ekvivalentom priečinka v systéme Windows - používa sa na ukladanie a organizovanie súborov alebo v tomto prípade na e-mail.

Priečinky môžu byť vnorené, čo vám umožní vytvoriť priečinok v priečinku, ktorý pomáha ešte jednoduchšie usporiadanie. Dajte si pozor, aby ste nevytvorili príliš veľa priečinkov, pretože neskôr môže byť ťažké nájsť položky.

Vytvorenie priečinka v programe Outlook 2003/2007:

1. Z súbor vyberte ponuku Nový, potom zložka

2. Zadajte názov priečinka do priečinka názov box

3. V Priečinok obsahuje začiarknite políčko Poštové a poštové položky

   
   

4. Vyberte umiestnenie pre nový priečinok

5. Kliknite na OK

Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši na priečinok Doručená pošta v ľavom navigačnom paneli a vybrať nový priečinok

Vytvorenie priečinka v programe Outlook 2010:

1. Kliknite na zložka pútko

2. Kliknite na Nový priečinok

3. V Priečinok obsahuje začiarknite políčko Poštové a poštové položky

4. Vyberte umiestnenie pre nový priečinok

5. Kliknite na OK

Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši na priečinok Doručená pošta v ľavom navigačnom paneli a vybrať nový priečinok

Po vytvorení štruktúry priečinkov môžete súčasné a nové e-maily presunúť do priečinkov buď potiahnutím a presunutím e-mailu (aktuálny e-mail), alebo pomocou pravidiel presunúť nový e-mail do priečinka tak, ako bol prijatý.

Pridanie aktuálneho e-mailu do priečinka:

Vyberte e-mail, ktorý chcete presunúť do priečinka. Poznámka: môžete vybrať viac e-mailov tak, že podržíte kláves ctrl a kliknete na e-mail.

Priečinok môžete presunúť podľa:

• Kliknutie pravým tlačidlom na e-mail a výber Presun na Folder alebo

• Presuňte vybratý e-mail do cieľového priečinka v ľavom navigačnom paneli

Ďalej budem diskutovať o používaní pravidiel, ktoré pomôžu udržať váš e-mail v organizácii bez vašej interakcie. Zostaňte naladení!

Video Návody: Vytvorenie zdielaného priečinku (Smieť 2024).