Je čas vymazať e-mailovú schránku?

• Smieť 6, 2024

Či už pracujete z domu alebo pracujete mimo domu 9 až 5, niektoré svoje správy môžete archivovať pomocou priečinka doručenej pošty počítača. Ak na archiváciu používate doručenú poštu, sledujte, koľko dostupného úložného priestoru vám zostalo.

E-mail s veľkými prílohami môže využiť veľa miesta. Aj keď veľa dostupných e-mailových účtov zvyšuje kapacitu úložiska pre používateľov, je dobré mať prehľad o tom, čo šetríte. Niekedy je uložený „urgentný alebo roztomilý“ útočník, pretože ho plánujete poslať priateľovi alebo prečítať, keď budete mať čas. O niekoľko mesiacov neskôr to zistíte a uvedomíte si, že to nie je príliš roztomilé a ani to nebolo naliehavé. Ak sa vám správy preposlané ďalej nepáčia, požiadajte svojich priateľov, aby ich neposielali alebo ich jednoducho vymazali.

Namiesto toho, aby ste nechali správu v doručenej pošte, môžete radšej vytvoriť priečinok. Zvážte vytvorenie online priečinkov archívnych súborov pre dôležitý e-mail.

Pri odstraňovaní osobného e-mailu sa pýtajte, kedy je to naposledy, čo som potreboval alebo použil? Ak máte pocit, že je to dôležité, ale nepoužili ste ho do 6 mesiacov, archivujte ho. Všetky alebo väčšina e-mailových systémov má kapacitu na ukladanie veľkých súborov. Ak je e-mail od vášho šéfa, vytvorte priečinok s jej menom a uložte tam položku. Ak ide o všeobecnú poznámku potvrdzujúcu stretnutie a schôdza sa konala, poznámka už nemusí byť potrebná, pretože v kalendári budete mať predmet schôdzky, dátum, čas a mená účastníkov. Mnoho spoločností má pravidlá a predpisy týkajúce sa dĺžky uchovávania dokumentov. Rovnaké pravidlá sa môžu vzťahovať na e-mail. Pred stlačením tlačidla Odstrániť si prečítajte pravidlá a predpisy.

Niektorí ľudia radi všetko šetria a iní sa jednoducho nechcú vysporiadať s vyhodením toho, čo nechcú. Nakoniec obe praktiky môžu spôsobiť rovnaké problémy, aké spôsobuje baliarnik vo svete tehál a mált - problémy s priestorom a neporiadkom. Ak zistíte, že si nepamätáte, prečo ukladáte položku, nemusí to byť dôležité. Vytvorte rôzny archívny súbor pre položky, ako je tento, dávajte pozor, aby ste nevyhodili nič a všetko v tejto temnej diere catchall.

Jednoduchým spôsobom kategorizácie e-mailov na archiváciu je použitie funkcie vyhľadávania na vytiahnutie zoznamov e-mailov podľa predmetu alebo vlastného mena. Ak Anthony Parks poslal e-mail týkajúci sa projektu Hamilton, vyhľadajte Anthony Parks alebo projekt Hamilton. Keď budete mať e-maily, vytvorte priečinok pod názvom projektu alebo menom jednotlivca.

Uložíte si niektoré prichádzajúce písmená alebo formuláre, pretože sa vám v dokumente páči formát alebo tok jazyka? Je vhodné pripraviť koncept hneď, ako to bude možné, a ihneď ho umiestniť do priečinka „Koncepty“.

Malé e-mailové upratovanie vám umožní usporiadať vaše e-mailové súbory bez problémov.

Video Návody: This is what happens when you reply to spam email | James Veitch (Smieť 2024).