Znížte neporiadok Going Digital, časť 2: Papier

• Smieť 18, 2024

V prvej časti tejto série sme sa zamerali na spôsoby, ako digitalizácia pomocou vašej hudobnej zbierky vám pomôže vyhnúť sa neporiadku a užiť si hudbu viac. Avšak zväzky CD a kazetových kaziet sú zriedka najväčšou bolesťou hlavy; toto rozlíšenie sa najčastejšie týka dokladov, najmä tých, ktoré musíme uchovávať pre daňové alebo právne účely. Tento týždeň budeme skúmať, ako môže digitalizácia v papierovej ríši viesť vedenie záznamov, ktoré potrebujete, menej zdaňovať a prehľadnejšie.

Základy
Najbežnejším dôvodom, pre ktorý väčšina z nás vedie doklady, ako sú potvrdenky, zmenky, prospekty atď., Je to, že existuje šanca, že by ich IRS požiadala, ak by sme niekedy museli čeliť daňovej kontrole. Vedenie záznamov je skutočne vážna vec a je dôležité mať k dispozícii podporné dokumenty, ktoré potrebujete, pokiaľ im IRS povie, aby si ich uchovali. (Prehľad daňovej evidencie je uvedený nižšie.)

To by však znamenalo, koľko z nás by sa skutočne a rýchlo dostalo do rúk našej daňovej dokumentácie, keby sme o ňu boli požiadaní? Koľko by potrebovalo vykopať hory neprepojených dokladov v tomto procese? Koľkí z nás zašpinia zuby, keď premýšľajú o tom, ako vyriešiť zásuvku na spisy / krabicu / zadnú časť skrinky, kde (myslíme) sú všetky tieto doklady uložené? Digitalizácia záznamov, ktoré potrebujete uchovávať, môže viesť k tomu, že sa budete môcť riadiť IRS bez toho, aby ste sa v tomto procese museli vzdať svojej rozumnosti.

Výhody
Americké právne predpisy teraz umožňujú, aby sa digitálne kópie daňových záznamov vzťahovali na mnoho vecí, ktoré sme museli mať na papieri, vrátane potvrdení o nákladoch, účtov a výkazov. Ukladanie dôležitých dokumentov, ako sú tieto, v digitálnej podobe nielen šetrí veľa miesta, ale tiež môže ľahšie nájsť svety a rýchlo usporiadať vaše záznamy. Navyše už nemusíte už nikdy musieť odovzdať krabici od topánok, ktorá je plná potvrdení, vášmu daňovému úradníkovi prísť v apríli!

Je dôležité si uvedomiť, že niektoré dokumenty by sa mali vždy uchovávať v pôvodnom papierovom formáte vrátane závetov, titulov, rodných listov a mnohých hypotekárnych dokladov. Aj keď môžete vždy vytvárať digitálne kópie týchto dokumentov, nezabudnite ich na bezpečnom mieste držať. Ďalšie informácie o tom, čo by ste mali mať na papieri, získate od svojho právnika, CPA alebo daňového odborníka.

Začíname
Všetko, čo skutočne potrebujete pre digitalizáciu svojich dokumentov, je skener, ktorý automaticky prenesie kópie všetkého, čo naskenujete, do počítača. Samozrejme sa skenery veľmi líšia čo do ceny a kvality; Ak plánujete svoje často používať - ​​najmä na vytváranie digitálnych dokumentov - stojí za to investovať do toho, ktorý sa ľahko používa a časom vydrží. V ideálnom prípade by ste radšej hľadali skener, ktorý bude vytvárať súbory PDF dokumentov, ktoré vytvárate, a nie obrazové súbory, ako sú súbory .jpgs.

(Ak je vaša dokumentácia obzvlášť náročná na príjem, môžete zvážiť nový skener NeatReceipts. Tento modul gadget umožňuje skenovať vaše príjmy a tiež obsahuje softvér, ktorý bude analyzovať a kategorizovať vaše výdavky. Aj keď to nie je lacné, mohlo by to byť užitočné. nákup, ak vám myšlienka na manuálne zadanie ďalšieho potvrdenia do účtovného programu pošle kričanie - alebo ak samotná myšlienka účtovného programu pošle kričanie.
Vyskúšajte skener Neat Receipts.)

Okrem dobrého skenera má zmysel v organizácii nastaviť organizovaný registračný systém. Skenovanie dokumentov a ich ukladanie do tmavého a neznámeho rohu pevného disku bude rovnako šialené, ako keby ste sa ich pokúsili zviazať v preplnenej zásuvke. Zvážte vytvorenie vyhradeného priečinka s názvom „Výdavky“ (alebo „Dôležité dokumenty“ alebo čokoľvek, čo má pre vás zmysel); v rámci toho vytvorte ďalšie priečinky pre rôzne typy dokumentov, ktoré tam budete ukladať: výpisy z kreditných kariet, potvrdenky, výplaty atď.

Udržiavanie pokroku
Zakaždým, keď naskenujete dokument, nezabudnite mu dať názov, ktorý uľahčí jeho nájdenie (namiesto štandardného Scan001.pdf, ktorý váš skener pravdepodobne nazve), a potom ho uložte do správneho priečinka.

Budete tiež chcieť byť obozretní pri pravidelnom zálohovaní týchto informácií, či už na disk, externý pevný disk alebo kľúč USB (čo je asi veľkosť palca a pripojte sa k portu USB na počítači) ). Mysli na to ako na digitálny ekvivalent ukladania dôležitých papierov v bezpečnom alebo uzamknutom priečinku.

Po naskenovaní dokumentov a ich bezpečnom uložení v počítači sa môžete zbaviť mnohých pôvodných dokumentov. (Opäť, ak máte pochybnosti o tom, čo musíte mať v papierovej podobe, obráťte sa na svojho právneho zástupcu alebo CPA.) Je šikovné skartovať čokoľvek, čo obsahuje identifikačné informácie - potvrdenky, ktoré zobrazujú informácie o vašej kreditnej karte, výpisy s uvedením čísel účtov, a vôbec čokoľvek s vaším číslom sociálneho zabezpečenia - namiesto toho, aby ste ho iba pustili do recyklačného koša.

Digitalizácia existujúcich dokumentov môže byť skvelým spôsobom, ako znížiť bolesti hlavy v papierovej podobe a zároveň uľahčiť vyhľadanie toho, čo potrebujete, keď ich potrebujete. So skromnou investíciou času, nástrojov a úsilia môžete zistiť, že ste schopní vyprázdniť tento nepríjemný priečinok súborov navždy.

Video Návody: The Midnight Chase | Critical Role | Campaign 2, Episode 3 (Smieť 2024).