Usporiadanie e-mailov - triedenie a odstraňovanie buriny

• Apríl 30, 2024

E-mail nemusí nikdy zaplniť váš fyzický priestor, ako to môže poštová pošta, ale napriek tomu môže byť príčinou stresu, frustrácie a bolesti hlavy, keď sa hromadí. Získaním kontroly nad svojím e-mailom môžete pomôcť zaistiť, aby sa stal nástrojom, ktorý má byť - nástrojom, ktorý vás bude udržiavať v kontakte a byť informovaný - bez toho, aby ste spôsobili ohromenie.

Prvým krokom k vytvoreniu funkčného organizačného systému pre váš e-mail je samozrejme vyradenie tých správ, ktoré už nechcete alebo nepotrebujete. Tu sú niektoré kritériá a odkazy, ktoré vám pomôžu zoštíhliť doručenú poštu a zbaviť sa digitálneho kríženia.

Kde začať
Často je najjednoduchšie a najúčinnejšie začať triedením a odstraňovaním buriny najstarších e-mailových správ, pretože sú najpravdepodobnejšie aktuálne a relevantné a mnohé z nich môžu byť zastarané. Ak máte veľmi veľké množstvo nevybavených e-mailov, možno budete chcieť vytvoriť všeobecný priečinok Nevybavené správy, do ktorého sa budú ukladať správy, ktoré chcete triediť, aby nepreplňovali vašu doručenú poštu a stali sa ohromujúcimi.

Odporúčam začať s 20-30 minútami triedenia, čo je spravidla dosť na to, aby vám umožnilo urobiť určitý pokrok, ale nie toľko, že vás nudí alebo opotrebuje. Ak ste stále inšpirovaní, držte sa toho; inak si urobte prestávku a vráťte sa asi o 20 minút neskôr.

Vytváranie pokynov
Ako keď ste burínali iné druhy vecí, je užitočné mať v predstihu pokyny, na ktorých ste pripravení sa rozlúčiť a čo by ste si chceli ponechať. Tu je niekoľko typov e-mailových správ, ktoré odstránim pri odstraňovaní buriny:

• Správy, ktoré som nechcel dostávať na prvom mieste (spam, samozrejme, ale aj informačné bulletiny, do ktorých som sa nezaregistroval, nechcené útočníky atď.)
  
• Správy s neaktuálnymi informáciami (napríklad o udalostiach, ktoré už prešli)
  
• Informačné správy (ako informačné letáky), ktoré som už čítal a je nepravdepodobné, že si ich znova prečítam
  
• Informačné správy, ktoré som nečítal, sú staršie ako 2 mesiace
  
• Správy, ktoré som skrátil a nechcem ani s tým robiť nič
  
• Správy, ktorých informácie sú dostupné inde
  
• Staršie verzie správ, ktoré sa stali súčasťou dlhších vlákien (to znamená, že ak klient poslal správu, na ktorú som odpovedal, a potom mi klient odpovedal, ponechám si iba poslednú správu - ktorá obsahuje všetky tri bity korešpondencia v ňom)
  

Odstrániť preč!
V súlade s vašimi pokynmi si môžete skontrolovať obsah priečinka Doručená pošta prstom nad klávesom Odstrániť na klávesnici, ktorý je pripravený na úder. Pretože toľko e-mailov má tendenciu trvať ako pripomenutie vecí, ktoré musíte urobiť, skúste vykonať toto cvičenie so svojím zoznamom úloh na vašej strane; keď narazíte na správu, ktorú ste si ponechali iba preto, že vám pripomína niečo, o čo sa musíte starať, napíšte túto úlohu do svojho zoznamu úloh a potom správu odstráňte (alebo ju aspoň presuňte z priečinok Doručená pošta do priečinka).

Počas triedenia sa snažte, aby sa obsah správ príliš nezachytil: ak existujú dlhé e-maily, ktoré si chcete prečítať, napríklad posuňte niekoľko riadkov, aby ste si boli istí, že ich stojí za uloženie, a potom ich presuňte do a Prečítanie priečinka v e-mailovom programe. Taktiež buďte na pozore pre rozptýlenie, ako je kliknutie na odkaz v správe a potom zapletenie do nástrojov online. Ak je to potrebné, vytvorte priečinok pre službu Sites to Visit a uložte tam všetky správy s informáciami o veciach, ktoré chcete skontrolovať online.

Keď pracujete, myslite na svoju e-mailovú schránku ako na fyzickú poštu na stole: ideálne by mala obsahovať iba tie správy, ktoré ste ešte neskontrolovali alebo na ktorých aktívne pracujete. Vymazaním vecí, ktoré už nepotrebujete, a presunutím do priečinkov, ktoré si chcete ponechať ako referencie, sa zjednoduší získanie informácií o tom, čo je skutočne aktívne a aktuálne pre vás.

V nasledujúcom článku v tejto sérii sa pozrieme na spôsoby ukladania a usporiadania e-mailových správ, ktoré si chcete ponechať. Tento týždeň si vyhradzujte čas, aby ste si vytvorili vlastné pokyny pre triedenie a odstraňovanie buriny a potom ich použili na zneškodnenie doručenej pošty.