Navrhnite si rozvrh a držte sa ho!

• Apríl 27, 2024

Raz som pracoval pre veľmi malú spoločnosť a rovnako ako v každej malej firme som musel nosiť veľa klobúkov. Pretože som bola Jane všetkých obchodov (robila som trochu marketingu, recepcie, písania, administratívy atď.), Vždy ma ťahali niekoľkými rôznymi smermi. Nebolo to prvýkrát, čo som sa ocitol v tejto neštruktúrovanej, ale náročnej pracovnej situácii, ale prvýkrát som situáciu vyriešil s milosťou. Bol som tam len jeden deň - vlastne pol dňa - predtým, ako mi dôverovali, že budem pracovať na ich najdôležitejších dokumentoch, a trvalo asi mesiac, kým som mal všetky aspekty svojej práce pod kontrolou.

Moje tajomstvo? Navrhol som rozvrh a bez ohľadu na to, čo som sa k nemu držal. Takto som to urobil. Tieto techniky môžete použiť aj na zostavenie rozvrhu doma.

Robte pozorovania.

Prvá vec, ktorú som urobil, keď som začal pracovať, bolo pozorovať, čo sa okolo mňa deje. Odkiaľ pochádza moja práca? Ako často som dostal túto prácu? Aké boli termíny?

Hľadal som a snažil sa uloviť rutinné úlohy - môj najobľúbenejší druh úlohy na svete, pretože akonáhle ste niečo urobili, desať, dvadsať, stokrát to zvládnete.

Napíš všetko. Nenechajte nič.

Počas pozorovania som písal veci. Vedel som, že dostávam prácu od šéfa a asi pol tucta ďalších manažérov celkom náhodne. Nikdy som nevedel, čo príde alebo koľko. Tiež som mal prebiehajúce marketingové práce, ktoré som si uvedomil nadčasy, ktoré by som musel zvládnuť, pretože som si všimol, že nikto nemonitoroval môj pokrok v tejto oblasti. Potom boli dve hlavné správy, ktoré boli splatné mesačne. Bingo! Toto som hľadal - rutinnú prácu. Rutinná práca je skvelá na zostavenie rozvrhu.

Vytvoriť zoznam.

Po vykonaní pozorovaní som začal navrhovať to, čo nazývam „informačný panel“ alebo „hlavný zoznam“. Na tomto zozname som rozdelil všetky svoje oblasti zodpovednosti. Sledoval som filozofiu, ktorú používam pri podávaní: pri podávaní použite široké kategórie, pretože je ľahšie vyhľadať dokument v jednom veľkom súbore, ako triediť cez 10 malých súborov.

Práca prichádzala od rôznych ľudí, potom som mal svoju vlastnú prácu a dve správy. Pretože úlohy boli také odlišné, konsolidoval som sa. Šéf mal v hornej časti môjho zoznamu svoju vlastnú kategóriu. Celkovo som manažérov rozdelil do jednej kategórie. Moje osobné projekty boli ďalšie a správy sa nachádzali v jednej kategórii v dolnej časti môjho zoznamu, pretože boli základom. To boli moje hlavné oblasti zodpovednosti. Keď som mal k dispozícii 20 vynikajúcich vecí a telefóny zvonili a môj e-mail skákal, nakoniec som sa cítil dobre vedieť, že som bol zodpovedný iba za štyri hlavné oblasti, aj keď spočiatku to bolo ako 100!

Vytvorte rozvrh.

Keď som bol v spoločnosti celý mesiac, bol som schopný vypracovať všeobecný popis práce na základe mojich štyroch hlavných povinností. Tieto informácie som použil na vypracovanie rozvrhu. Každá hodina môjho dňa (keď som nebola na stretnutí) bola určená do jednej z mojich oblastí zodpovednosti. Napríklad by som naplánoval nastavený čas na prácu na prehľadoch každý deň asi hodinu. Keď som pracoval na správach, nepracoval som na marketingu ani na ničom inom. Jediná vec, ktorá ma odradila od toho, čo som mal naplánovať, bola žiadosť šéfa alebo vážna mimoriadna situácia. A v prípade prerušenia by som sa s tým vysporiadal a potom by som sa vrátil späť k spracovaniu správ.

Týmto spôsobom - určením konkrétnych úloh do konkrétnych časových rámcov - som bol schopný dokončiť všetku svoju prácu. Tiež som urobil to, že som z popisu práce / oblasti zodpovedností urobil správu o stave, ktorú by som každý deň zasielal e-mailom zainteresovaným stranám, aby vedeli, kde som na všetkých svojich projektoch.

Drž sa toho!

Tento pracovný štýl používam aj keď píšem doma. Svoj pracovný deň rozdelím na publikácie alebo webové stránky. Naplánujem kúsky času, ktoré sa majú venovať konkrétnym projektom, a pokiaľ sa nevyskytnú vážne núdzové situácie, nevyčerpám sa z plánu.

Napríklad, druhý deň som pracoval na článku o coffebreakblog (podľa môjho rozvrhu), keď som si všimol e-mail, na ktorý som čakal v mojej doručenej pošte. Bol som v pokušení otvoriť e-mail, ale to bolo pre článok som písal pre rozdielny webové stránky, nie coffebreakblog. Plánovanú prácu pre tento web som už vykonal skôr v deň a na ďalší deň som na ňom nemal pracovať. Aj keď som skutočne chcel e-mail otvoriť, zdržal som sa práce a pokračoval som v práci, ktorú som robil.

Očakávaný e-mail som neotvoril skôr ako o 12 hodín, keď som mal naplánovaný prístup.

Môžu nastať situácie, keď máte naplánovaný čas pracovať na projekte, ale nemôžete čakať, kým niečo čakáte, a nemôžete sa pohnúť vpred, kým ho nezískate. V takom prípade robím niečo, čo súvisí s projektom. Ak nemôžem pracovať na mäse projektu, vždy môžem urobiť nejaké upratovanie. Môžem začať zostavovať faktúru, dokážem prediskutovať ďalšie nápady, ktoré v budúcnosti môžu vydať redaktorom, dokážem narovnať počítačové súbory a tak ďalej.

Mnohí odborníci s viacnásobnou zodpovednosťou si často nie sú istí, čo by mali robiť v danom okamihu.Mať rozvrh vám pomôže robiť tieto ťažké rozhodnutia. Pokiaľ nenastane mimoriadna situácia, jednoducho urobte to, čo bude ďalej podľa plánu.

Video Návody: Android Puke and Squall Trooper Training - Space Janitors: Episode Two [Official HD Version] (Apríl 2024).