Písanie správ, príručiek, rukopisov a vedeckých prác

• Smieť 6, 2024

Práca s dlhými dokumentmi môže byť fuškou, ktorú si môžete usporiadať, ale MS Word ponúka niekoľko funkcií, ktoré môžete použiť na riadenie procesu. Mnoho z týchto funkcií je možné použiť spolu rôznymi spôsobmi, aby sa vaše projekty stali spravovateľnejšími.

Záložky (hypertextové odkazy)
Záložky (hypertextové odkazy) v dokumente sú užitočné, keď dokument obsahuje ďalšie informácie o téme. Napríklad: v príručke k produktu pre fotoaparát. Na začiatku tejto príručky diskutujete o tom, kde je na fotoaparáte umiestnené tlačidlo Exposure Compensation (Kompenzácia expozície). Záložku môžete umiestniť do časti manuálu, kde budete diskutovať o tom, ako nastaviť kompenzáciu expozície. Táto technika umožňuje čitateľovi rýchlo prejsť na časť dokumentu, kde môže získať viac informácií o funkcii.

Krížové odkazy
Podobne ako v záložke, krížové odkazy umožňujú čitateľovi preskočiť na iné miesto v dokumente, kde môžu nájsť ďalšie informácie o téme. Krížové odkazy môžu byť urobené na obrázky, záložky, titulky, nadpisy, číslované odseky, čísla strán atď. Krása tejto funkcie je, že Word vám nedovolí odkazovať na stránku alebo nadpis, ktorý v dokumente neexistuje.

osnova
Práca s funkciou osnovy dokumentu vyžaduje použitie konzistentných nadpisov v celom dokumente. Funguje to dobre, ak máte hlavné kategórie so sériou podnadpisov. Môžete mať napríklad nadpis kapitoly s niekoľkými oddielmi v rámci tejto kapitoly. Každá sekcia môže mať niekoľko tém, ktoré vytvárajú hierarchiu nadpisov. Táto metóda funguje najlepšie, keď priraďujete štýly každej z úrovní nadpisov. Zobrazenie Osnova vám umožňuje zbaliť dokument na úrovne nadpisov a získať tak okamžitý obraz o tom, ako jednotlivé oddiely prúdia. V zobrazení osnovy môžete vyhodnotiť, či je dokument logicky napísaný. Funkcie v zobrazení osnovy tiež umožňujú manipulovať s rozvrhnutím znižovaním a propagáciou úrovní nadpisov, ako aj usporiadaním dokumentu.

Hlavné a vedľajšie dokumenty
Rukopisy vyžadujú výkonnejší nástroj, ktorý poskytuje program Word s funkciou Master a SubDocuments. Túto funkciu by ste použili na organizovanie veľkých projektov, ako je napríklad rukopis knihy. Pomocou tohto nástroja môžete rozdeliť veľký projekt na menšie spravovateľné vnorené dokumenty. Hlavný dokument je prepojený na súvisiace vnorené dokumenty tak, že keď sa v vnorenom dokumente vykonajú zmeny, hlavný dokument sa tiež aktualizuje a naopak. Každý z vnorených dokumentov je v hlavnom dokumente hypertextovo prepojený, čo vám umožňuje spustiť vnořený dokument z hlavného dokumentu. Z dôvodu prepojenia môžete vytvoriť obsah, indexovanie, krížové referencie, hlavičky a päty, ktoré sa budú vzťahovať na všetky vnorené dokumenty priamo z hlavného dokumentu.

Obrázky, grafy a tabuľky
Vedecké práce často používajú obrázky, grafy a tabuľky na ilustráciu bodov v texte. Tabuľka obrázkov, grafov, tabuliek atď. Môže byť pre vašich čitateľov veľmi užitočná. Táto funkcia automaticky vytvorí tabuľku podobne ako obsah. Kľúčom k použitiu tejto funkcie je vloženie titulkov na každý obrázok, graf a tabuľku, ktoré chcete zahrnúť do referenčnej tabuľky. Pri vytváraní tabuľky existuje niekoľko možností formátovania vrátane možnosti zobrazovania čísel stránok, zarovnania čísel stránok, zobrazovania štítkov a čísel a vedúcich kariet.

Obsah (TOC)
Obsah je najužitočnejší v referenčných príručkách. Čitatelia oceňujú, že majú TOC, ktorý im pomáha nájsť informácie v dokumente, ktorý je pre nich najdôležitejší. Vytvorenie obsahu v programe Word je snímka za predpokladu, že ste dôsledne používali štýly na nadpisy a ďalšie časti dokumentu, ktoré chcete zahrnúť do obsahu. Ak dokument obsahuje viac úrovní nadpisov, obsah TOC by sa mal obmedziť na prvé tri úrovne nadpisov, inak môže byť užitočný. Spravidla by ste si založili TOC v samostatnej časti dokumentu na začiatku dokumentu. Vytvorenie samostatnej sekcie vám umožňuje začať číslovať obsah dokumentov na strane 1 bez toho, aby strany TOC komplikovali číslovanie strán. TOC môžete kombinovať so záložkami alebo hypertextovými odkazmi, aby čitatelia mohli preskočiť smer na požadovanú tému.

indexovanie
Indexovanie referenčného dokumentu je veľmi užitočné. Jeho zahrnutie do dokumentu pomáha čitateľom ľahšie nájsť koncepty a konkrétne témy. Zvyčajne sa nachádza v časti na zadnej strane dokumentu a poskytuje odkazy na stránky pre kľúčové myšlienky obsiahnuté v dokumente. Táto funkcia sa ľahko používa, ale zložitá úloha pre autora je určiť, ktoré slová, témy alebo koncepty sú vhodné na indexovanie. Dobrý index je dobre premyslený. Na efektívne využitie tejto funkcie musí byť každé slovo alebo nadpis, ktorý sa má nachádzať v indexe, vyznačený v dokumente. V závislosti od dĺžky dokumentu to môže byť zdĺhavé cvičenie, ale stojí to za to pre vašich čitateľov.

Poznámky pod čiarou a koncové poznámky
Ďalšou náročnou prácou v dlhom vedeckom alebo referenčnom dokumente je správa poznámok pod čiarou a poznámok pod čiarou. Funkcie Poznámky a poznámky pod čiarou uľahčujú číslovanie a formátovanie týchto kritických odkazov, ale je potrebné, aby ste správne uviedli autorov, diela, vydavateľa a dátumy publikovania pre každý odkaz. Každá poznámka pod čiarou a poznámka pod čiarou v dokumente musia byť primerane označené. Program Word však berie za úlohu vložiť poznámku pod čiarou alebo koncovú poznámku v príslušnom poradí a umiestnení v dokumente.

Video Návody: 3000+ Portuguese Words with Pronunciation (Smieť 2024).