Administratívni asistenti ponúkajú jednu službu navyše

• Smieť 8, 2024

V mnohých organizáciách sa pojem „sekretárka“ už dávno stal passé. Dnešní zamestnávatelia využívajú administratívnych asistentov na poskytovanie potrebnej administratívnej a administratívnej podpory. Administratívni asistenti vykonávajú širokú škálu úloh. V skutočnosti, ak by niekto opísal funkciu administratívneho asistenta, mohli by sa považovať za manažérov informácií a komunikácie pre svoju kanceláriu. Administratívni asistenti šíria informácie, plánujú, organizujú, organizujú cesty, vykonávajú výskum a mnoho ďalších úloh.

Dobrým administratívnym asistentom je ten, kto je spoľahlivý, dá sa mu dôverovať, aby svoju prácu vykonal a v prípade potreby zachoval dôvernosť. Veľký administratívny asistent má intuíciu, aby mohol určiť, čo je dôležité v porovnaní s stratou času na prácu. Veľký administratívny asistent neustále ponúka plus jednu službu.

Čo je plus jedna služba?

Jedna služba navyše robí tento ďalší krok pri dokončení projektu alebo úlohy. Jedna služba navyše uzatvára všetky medzery, v ktorých sa vyskytujú chyby, napríklad:

Odoslanie balíka - Ktokoľvek môže vložiť balík poštou. Predstavte si, že šéf prijíma hovor s otázkou, kde bol tento balík. Plus jedna služba nadväzuje na balík niekoľko dní po odoslaní, aby sa ubezpečil, že balík dorazil na miesto určenia, aby sa predišlo trápnym neprijímajúcim telefonickým hovorom.

Zahrnutie poznámky - Ak váš nadriadený požiadal o zahrnutie poznámky do balíka, aj keď si myslíte, že poznáte správu, ktorá by sa mala doručiť, je dôležitejšie napísať poznámku a potom ju dať nadriadenému na schválenie.

Kontrola ceny - Ak manažér požaduje cenu za konkrétnu položku, neposielajte im iba e-mail s čiastkou v dolároch a bez vysvetlenia. Skvelý administratívny asistent by urobil porovnávacie ceny - potom poskytol žiadateľovi krátku správu o stanovovaní cien. Počítajú sa s malými detailami.

Kontrola problému - Každý môže problém skontrolovať a opraviť. Veľký administratívny asistent by problém nielen napravil, ale tiež našiel hlavnú príčinu, ktorá by zabránila výskytu problému v budúcnosti.

Kto sú administratívni asistenti?

Mýtus, že administratívni asistenti majú nízku pozíciu v totem bez vzdelania, je tak ďaleko od pravdy, ako sa dá. Niektoré majú vysokoškolské vzdelanie a iné nie. Niektorí sú administratívni asistenti, pretože sa tešia širokej škále úloh a možnosti oboznámiť sa s najintímnejšími detailmi organizácie. Iní používajú túto pozíciu ako odrazový mostík pre kariérny postup. Nech je dôvod akýkoľvek, veľkí administratívni asistenti dodávajúci plus jednu službu sú základom každej veľkej organizácie.