Správa zoznamov - Excel

• Apríl 24, 2024

Excel poskytuje niekoľko výkonných nástrojov pre správu zoznamu. Pomocou týchto nástrojov môžete:
• Zoradiť
• Filter
• Nájsť
• Overenie záznamov
• Vytvoriť medzisúčet
• Kategorizácia pomocou skupiny a osnovy
• Zhrnutie pomocou kontingenčných tabuliek

Stručne povedané, tieto nástroje poskytujú prostriedky na výkonnú a zmysluplnú analýzu vašich údajov. Nezabúdajte však, že Excel nie je nástrojom na správu databáz, a preto by sa jeho použitie malo obmedziť na správu zoznamov údajov.

Podobne ako databáza, aj zoznamy programu Excel sú usporiadané do riadkov predstavujúcich záznam informácií a stĺpcov predstavujúcich polia, pričom každý záznam v zozname obsahuje podobné informácie. Existujú určité normy, ktoré by sa mali uplatňovať na zoznam programu Excel na optimalizáciu účinnosti nástrojov údajov takto:

• Začať každý nový zoznam na samostatnom pracovnom hárku.
• Vyvarujte sa ukladaniu údajov neuvedených v zozname na pracovný list zoznamu. Ak je to potrebné z hľadiska integrity zoznamu, umiestnite kritické údaje nad alebo pod zoznam s najmenej jedným prázdnym riadkom medzi zoznam a ďalšie údaje.
• Začnite zoznam pridaním štítkov stĺpcov. Vyberte formátovaný štýl, ktorý sa líši od formátu údajov, aby program Excel mohol interpretovať hranice zoznamu.
• Neoddeľujte údaje od štítkov stĺpcov vložením prázdneho riadku alebo použitím riadka obsahujúceho prerušovanú čiaru, hviezdičku alebo akýkoľvek iný typ ne-dátových symbolov. Na vizuálne rozlíšenie medzi stĺpcami použite funkciu formátovania buniek. štítky a údaje.
• Každý stĺpec by mal obsahovať rovnaký typ údajov pre každý záznam vo vašom zozname.
• Nekombinujte typy údajov v stĺpci. Napríklad peňažné údaje by sa mali zadávať vo všetkých číslach a podľa potreby formátovať. Niektoré položky by nemali používať text, napríklad „Dva doláre“.
• Do svojho zoznamu nevkladajte prázdne riadky ani stĺpce. Excel interpretuje hranice zoznamu pomocou prázdnych riadkov a stĺpcov ako definujúcich limitov.
• Zarovnajte údaje v stĺpcoch pomocou nástrojov zarovnávania Excel, ako sú centrovanie, zarovnanie vľavo a vpravo a nástroje na odsadenie. Vodiace a koncové medzery v dátovej bunke ovplyvnia funkcie triedenia a filtrovania.
• Pomocou príkazov medzisúčet, skupina a prehľad vytvorte koncové kategórie v rámci vašich údajov. Nevkladajte riadky medzisúčtu ručne ani nepoužívajte prázdne riadky na vytvorenie zlomov kategórií.

Po vytvorení zoznamu môžete okamžite pridať údaje do spodnej časti zoznamu. Program Excel rozšíri vzorce a formátovanie na nové údaje, pokiaľ predchádzajúce tri riadky obsahujú rovnaké vzorce a formátovanie. Najlepšie je pridať údaje na koniec zoznamu a podľa potreby uchýliť alebo doplniť. Pred pridaním nových záznamov budete musieť odstrániť všetky medzisúčty, zoskupenia alebo filtrovanie. Keď budú nové údaje správne začlenené a zoradené, môžete znova použiť všetky medzisúčty, zoskupenia alebo filtre, ktoré sú potrebné.

Správa zoznamov je jedným z najúčinnejších nástrojov, ktoré Excel ponúka používateľom. Naučiť sa čo najefektívnejšie usporiadať údaje, aby ste mohli využívať výhody ponúkaných nástrojov, stojí za čas.

Video Návody: #37 Excel - Rolovací / rozbaľovací zoznam - Rolka (Apríl 2024).