Informácie o kategóriách programu Outlook
Používanie kategórií je skvelý spôsob, ako udržiavať prostredie programu Outlook dobre usporiadané bez vytvárania nespočetných priečinkov. Použitím kategórií môžete ponechať všetky položky v jednom priečinku, ale zoskupiť podobné položky podľa kategórie (okrem e-mailových položiek). Po priradení kategórií môžete vyhľadávať, triediť a filtrovať položky podľa kategórie. Napríklad: Možno budete mať zbierku e-mailov (odoslaných a prijatých), kontaktov, úloh, stretnutí a poznámok týkajúcich sa toho istého projektu. Pomocou kategórií ich môžete všetky pritiahnuť k sebe a pozrieť sa na celkový obraz.

Hlavná kategória
Program Outlook obsahuje predvolený zoznam hlavných kategórií, do ktorého môžete pridať svoje vlastné kategórie podľa svojich osobných potrieb. Zoznam hlavných kategórií nájdete pod príkazom ponuky Upraviť / Kategória. Pomocou tlačidla Hlavná kategória v okne Kategória môžete pridať a odstrániť kategórie v zozname Hlavná kategória. Keď odstránite kategóriu zo zoznamu Hlavné kategórie, položky, ktoré boli priradené k tejto kategórii, zostanú nezmenené. Tieto položky môžete naďalej zoskupovať podľa odstránenej kategórie.

Dobrou praxou je priradiť k položke Outlook jednu alebo viac kategórií výberom kategórie zo zoznamu Master Category. Môžete jednoducho zadať kategóriu v poli kategórie vašej položky, ale s najväčšou pravdepodobnosťou nebudete na túto kategóriu odkazovať rovnakým spôsobom pre každú položku, čím by ste porazili účel ich použitia.

Napríklad prvú položku, ktorú chcete kategorizovať, napíšete MS Office. O niekoľko dní neskôr máte pre tú istú kategóriu novú položku. Tentoraz píšete Microsoft Office. Program Outlook to interpretuje ako NOVÚ kategóriu.

Použitím hlavného zoznamu kategórií sa zabezpečí konzistentnosť a predíde sa nesprávnym pravopisom.

Priradenie kategórií k položkám
Každému typu položky programu Outlook môžete priradiť jednu alebo viac kategórií. S výnimkou formulára e-mailovej správy sa v každom formulári programu Outlook zobrazí pole kategórie a tlačidlo. Ak chcete priradiť kategórie k e-mailovým položkám, musíte prejsť do možností e-mailu a nájsť pole kategórie.

Ak chcete priradiť kategórie počas vytvárania položky, kliknite na tlačidlo Kategória vo formulári (alebo tlačidlo Možnosti na e-mailovej položke) a začiarknite všetky príslušné kategórie v zozname Hlavné kategórie; potom kliknite na OK. Otvorte ľubovoľnú existujúcu položku a pokračujte podľa popisu vyššie a pridajte kategóriu po vytvorení.

Kategórie môžete v zozname priradiť kategórie. Vyberte všetky položky, ktorým chcete priradiť rovnaké kategórie. Kliknite pravým tlačidlom myši na modrý výber a z kontextovej ponuky vyberte Kategórie. Skontrolujte všetky príslušné kategórie; potom kliknite na OK.

Odstrániť kategórie z položiek

Otvorte položku, z ktorej chcete kategóriu odstrániť. Kliknite na tlačidlo Kategória a odstráňte začiarknutie z kategórie, ktorú chcete odstrániť. Kategórie môžete odstrániť z viacerých položiek v zozname tak, že vyberiete skupinu položiek; výberom kategórií z kontextovej ponuky pravým tlačidlom myši; zrušenie výberu kategórií, ktoré chcete odstrániť; potom kliknite na OK.

Nájsť všetky položky

Na vyhľadanie všetkých položiek v kategórii použite príkaz Rozšírené hľadanie z ponuky Upraviť. V dialógovom okne Rozšírené hľadanie:

- Z rozbaľovacieho zoznamu Vyhľadať vyberte možnosť Akýkoľvek typ položky programu Outlook
- V poli In: sa zobrazí správa Overiť osobné priečinky, program Outlook bude vyzerať vo všetkých priečinkoch, ktoré máte v osobných priečinkoch. Kliknutím na prechádzať môžete vyhľadávanie zúžiť na vybrané priečinky.
- Kliknite na kartu Ďalšie možnosti
- Kliknite na tlačidlo Kategória
- Vyberte kategórie, ktoré chcete vyhľadať
- Kliknite na OK

V okne Nájsť sa zobrazia všetky položky s vybratou kategóriou. Kliknutím na položku, ktorú chcete otvoriť, ich môžete otvoriť a zobraziť podrobnosti.

Svoje vyhľadávanie si môžete uložiť a načítať neskôr. Kliknite na File / Save Search, vyberte priečinok, do ktorého chcete vyhľadávanie uložiť, zadajte názov súboru a kliknite na Save. Typ súboru by mali byť Office Saved Searches a súbor bude mať príponu .oss. Uložené vyhľadávanie otvoríte kliknutím na File / Open Search, vyhľadaním, ktoré chcete otvoriť, vyberte ho a kliknite na OK. Počas udalosti Open program Outlook vykoná nové vyhľadávanie na základe kritérií stanovených v uloženom vyhľadávaní.

Tlač všetkých položiek v kategórii

Po vykonaní vyhľadávania môžete vytlačiť všetky nájdené položky. Vyberte všetky súbory v okne vyhľadávania (Upraviť / Vybrať všetko alebo pomocou výberu myši). Pravým tlačidlom myši kliknite na modrú oblasť výberu a v rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť Tlačiť.

Vyberte požadovaný štýl tlače:

- Štýl tabuľky vytlačí iba zoznam nájdených položiek
- Memo Style vytlačí obsah položiek

Podľa potreby zvoľte ďalšie možnosti tlače; potom kliknutím na tlačidlo tlače odošlete dokument do tlačiarne.

Ak ste aktívnym používateľom aplikácie Outlook a využívate väčšinu funkcií mimo e-mailu, zvážte použitie kategórií na usporiadanie položiek programu Outlook.

Video Návody: Repair Corrupt Outlook PST files with Inbox Repair Tool (Marec 2024).